阳光学院物资设备采购管理办法

第一章  总则

第一条 为了规范我校物资设备采购工作，完善管理监督机制，保证物资设备采购工作规范化，在保证质量的前提下，提高资金使用效益和物资采购效率，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所指物资设备包括教学设备、科研设备、一般设备和耗材等。主要类型可分为：

（一）固定资产，是指一般设备单价在2000元以上，专用设备单价在800元以上，使用期限在一年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，作为固定资产管理。如：家具，电子设备，教学设备，办公设备，家电等。

（二）无形资产，如：软件等。

（三）低值易耗，如：床上用品，文具，五金水暖，教学耗材，日杂，灯具，印刷品，比赛用品，消防器材等。

（四）代收代支，如：教务教材、福利卡等。

（五）医疗药品。

（六）服务外包，如：工程维修，物业管理，场地租赁，化粪池清理，大巴车接送，各类维修，实验室设计装修，空调清洗等。

第三条 各项采购活动必须遵守国家有关法律、法规。各参与单位都要自律规范，主动配合，协调支持，努力提高工作效率。

第四条 各项采购活动都必须遵循“公开、公平、公正”的原则，积极引入市场竞争机制。

第二章 采购管理

第五条 学校物资设备采购由资产经营处归口管理。资产经营处具体执行学校物资设备采购，各需求人（部门）（以下简称“需求人”）、业务主管部门积极配合采购工作。

第六条 学校各项物资设备采购均需有线上审批记录。立项依据由需求人撰写或线上提报，按照相关授权签批后进行采购。

第七条 各部门及其代表主要职责：

需求人、业务主管部门、资产经营处、财务处、专业技术人员，各流程审批权限按照相关授权执行。

（一）需求人

1.负责提供详细的采购需求，如进场时间、技术规范和要求、工艺标准、产品定样、工期及配合要求等。根据招投标的具体项目要求，提供综合评标标准。

2.确定标段划分、合同范围与边界约定，配合技术部门完成招标文件的技术部分的编制工作。

3.参与招标过程的技术答疑、技术标的评审工作。

4.负责全面执行项目合同，组织验收。

5.参与供方履约评估及项目后评估并提供意见。

（二）业务主管部门

业务主管部门主要包括：党政办公室、宣传部、教务处、教学质量管理处、科研与学科建设处、实验室建设与校园管理处等业务主管部门。

1.审核采购进场计划。

2.复核需求人提供的采购需求。

3.参与供方考察并提供考察意见。

4.参与招标过程的技术答疑、技术标、商务标的评审工作并提供评标意见。

5.参与供方履约评估及项目后评估并提供意见。

（三）资产经营处

1.负责项目招标采购计划和具体采购方案的编制工作、负责组织对备选供方进行考察并编写考察报告。

2.负责组织整个招标过程，包括发标、答疑、接标、开标，主持商务谈判以及评标工作，并编写评标报告。

3.负责编写汇总招标采购过程中的相关文件、函件，负责相关事务性表单的流转工作。

4.负责招标采购过程资料的收集、整理、归档、保存。

5.负责组织合同谈判和合同签订工作。

6.负责合同的交底工作，并组织合同的交流、执行及过程中的跟踪检查。

（四）财务处

1.参与供方考察并提供考察意见。

2.提供与合同付款票据及税务相关的技术标准。

3.监督开标、评标过程是否符合公司制度规范及招标文件要求。

4.参与供方履约评估及项目后评估并提供意见。

（五）专业技术人员：对采购货物的技术品质和技术性能的评审结果负责，参与相关的验收工作。

（六）其他部门根据采购活动的具体情况和实际需要参与采购。

第八条 询价、评标议事规则：

（一）以满足使用要求为前提，依据审定的计划资金额度控制标的质量等级，力求节约。

（二）物资设备的质量、价格、服务并重，同产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务。

（三）保证产品品牌、质量、服务的前提下，贯彻“合理低价中标”原则。在质量、价格、服务同等的情况下，优先选择信誉好的供应商。

第九条 采购计划。为提高整体采购效率，学校各单位所需常规物资必须事先提出采购计划，计划根据本部门发展、管理所需实际支持量制订。计划请购的常规物资应以保证正常供应为度，严禁浪费。各单位一般于当学期结束前30天完成下一个学期的常规物资需求提报工作。

第三章 采购方式

第十条 物资设备采购活动分别采用邀请招标、直接委托（单一来源采购）、询价采购、跟标采购、年度定点采购、线上京东（淘宝等）采购、线下实体店采购等几种工作方式选定供应商。应根据采购产品/服务的标准化程度、金额大小、风险高低和潜在供应商数量的多少，选择合适的采购方式。不得为了实现某类采购而人为拆解采购业务。

（一）邀请招标 指按审定的资质条件以招标邀请书的方式邀请供应商参与投标，并按照评标组议定的中标条件评议比较确定中标人的采购工作方式。预算（经初步询价后价低为准，下同）金额在10万（含）元以上的物资设备采购（工程类单项预算金额在 20 万（含）元以上），要求采用邀请招标方式。邀请招标的项目原则上采用综合评标法定标，由需求人在申报时根据项目的实际情况提供综合评标标准。

采购部门每周应对当周定标的项目进行公示。

（二）直接委托（单一来源采购） 指由需求人指定的唯一物资设备品牌型号，单一供货来源的采购。大于3000元的采购（有特殊说明的除外）一般不采用此采购行为。如果特殊需要，提报采购申请单时须附上《阳光学院直接委托（单一来源采购）申请表》以及相关调研报告，经相关领导签批或学校审议通过后安排采购。需求人要对产品质量、售后服务等方面进行严格把关。直接委托主要类型有：

1.被动直接委托：

（1）因政府垄断、技术垄断、市场垄断，只能从唯一供应商处采购，且标的物无替代性。

（2）因已经作出的对外承诺，为保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的（仅适用于材料设备采购）。

2.主动直接委托：

此类采购业务，各单位应每周对当周自行采购项目进行公示。

（1）集中采购。各需求人可将采购项目直接委托于已与我校签订集中采购战略协议的供应商，无需经过招标程序，可直接进入合同签批程序。

（2）单一供应商单次采购金额小于或等于3000元的低值易耗品或非固定资产性物资采购，以及科研经费3万以下、教改经费1万元以下的物资设备采购（科研、教改指定额度如有变化，以业务主管部门规定的为准），可由需求人在费控系统提报审批后可不进行比价，直接采购，提供符合财务要求的清单发票，在费控系统直接进行报销。线下采购供应商优先选择大型商超、专营店、原始供货厂商、生产厂家等。

（3）单一供应商单次采购金额小于或等于3000元的低值易耗品或非固定资产性物资，由采购员操作采购流程时，确定采购申请单后，可不进行比价，直接采购。线下采购供应商优先选择大型商超、专营店、原始供货厂商、生产厂家等。

（4）单一供应商单次采购金额小于或等于3000元的固定资产，采购员可不进行比价，直接采购。线下采购供应商优先选择大型商超、专营店、原始供货厂商、生产厂家等。

（5）网络销售平台采购。 为提高采购效率，可以选择京东、淘宝、苏宁易购等大型网络销售平台直接采购。

（6）线下实体店采购。 个别因金额较小或者需临时紧急采购的物资设备，可以选择大型商超或专营店等直接采购。

（三）询价采购 指根据市场情况、比价择优选定供应商的采购方式。

工程类单项预算金额在 20 万元以下、其它单项金额在 10 万元以下的项目可以采用询价采购。

（四）跟标采购 指采购部门可直接委托已签订合同或有合作历史的供应商采用跟标形式承接相同区域内的新采购项目。跟标供应商的资质和服务能力要满足采购要求，经定标流程审批后方可确定。跟标项目所参照采购价格，其有效期为合同签订或定标后6个月以内。新的“跟标”合同金额原则上不得高于原合同金额，同个项目的不同标段“跟标”可以采用补充协议方式签订合同。

（五）年度定点采购 对于经常性采购的物资，如文具，日用品、维修等，可通过货比三家的方式就近选择具备一定规模及供应能力的大型商超、连锁企业或具备快速服务响应能力的供应商作为年度定点供应商，年度定点供应商审批通过后，可以同选择的供应商以签定年度协议的方式根据条款内容直接订购。选择此类供应商应以竞标的方式进行（如果可能，应至少有三个竞争者）且该类协议应至少每年重审一次，既从不同供应商处获得新的报价，并就现行的协议内容进行重新磋商。

年度协议中同类型的不同项目可纳入但未纳入年度协议的临时采购，可以采取简易磋商性比价谈判的形式（可比价线上或线下一家供应商）从年度定点供应商处直接订购。

第十一条 紧急采购 指如水电抢险、活动实施、设备维护运行、意外事件等过程中急需进行的产品和服务的采购为紧急采购。同时也包括上级领导指示需加急采购的物资，从而为完成急迫任务而进行的公司采购活动。立项审批结束时间与要求到货时间间隔低于48小时的需求业务，均认定为紧急采购。所需物资生产周期超过需求业务发生日期，也可认定为紧急采购。

（一）紧急采购实施原则为：简化、快速和有效。在确保质量的前提下，在限定的期限内，以交货期最短、能够提供的现场服务和技术支持能力最强为首选，兼顾费用从优的原则选取供货商；根据实际情况也可以细分为“多家询比价”、“追加订货”、“直接委托谈判”等方式实施采购。对于“多家询比价”和“直接委托谈判”的采购方式，采购工作至少要由两人及以上人员同时参加。采购部门负责紧急采购的执行，若遇特殊情况无法执行采购工作，可授权需求人代为执行。

（二）优先使用历史合作供应商；对于检维修和利旧改造项目，优先选用原始供货厂商，以保证与原供货设备和材料及其服务的一致性。

第十二条 邀请招标、询价采购应邀请不少于三家供应商参与投标、报价，特殊情况下，经审批后可由两家供应商参与。

第十三条 采购期限。采购部门在接到经批准的申购需求后，一般应在以下时间内完成采购：

（一）有定点供应商的物资采购，原则上在10天内完成（如果没有现货，加工时间适当延长）。

（二）无定点供应商，5千以下的物资采购，原则上在21天内完成。

（三）5千及以上5万以下的物资采购，原则上在50天内完成。

（四）5万及以上10万以下的物资采购，原则上在60天内完成。

（五）10万及以上的物资采购，原则上在90天内完成（如需现场考察的，时间适当增加）。

如因市场缺货或其它客观因素不能按时到货，采购部门应第一时间与需求人取得联系，并说明情况。

第四章 验收入库管理

第十四条 按计划购入的物资设备到货后，由需求单位、校园管理处和采购部门负责验收。验收人员应根据校园管理处的规定及时验收入库（必要时指派专人共同验收）。参与验收工作的人员要认真检查仪器设备外包装是否完整，开箱后是否完整无损，性能是否合格，配件、附件、说明书及其它技术资料是否齐全等。

第十五条 购入精密、贵重、稀缺仪器设备，特别是引进仪器设备，由需求单位指定技术能力强、能掌握仪器设备性能的教师和实验技术人员会同专管、使用人员共同负责检查验收，并指导进行安装调试，或请厂家安装调试。

第十六条 在验收过程中，若发现有质量问题等，应立即通知采购部门根据有关规定，派员向供货单位或运输部门提出办理退换赔补等手续。

第四章 监督和纪律

第十七条 采购活动接受学校相关业务管理机构监督检查。

第十八条 有下列行为之一的，或造成损失金额小于1万，参照三级教学事故处理；造成较大损失（损失金额大于1万小于3万）或情节严重的，参照二级教学事故处理；造成重大损失（损失金额大于3万）或严重后果的，参照一级教学事故处理，并保留追究法律责任的权利；涉嫌刑事犯罪的，移送司法机关：

（一）主动直接委托类采购业务未按要求进行公示的。

（二）采购、招投标过程中故意规避权限审批或监督的。

（三）向投标人透漏其它潜在供应商的有关情况的。

（四）接受供应商好处，谋取个人或小团体利益的。

（五）违反本办法的有关条款的其它行为。

第十九条 有下列行为之一的，或造成较大损失（损失金额小于3万），参照二级教学事故处理；造成较大损失（损失金额大于3万）或情节严重的，参照一级教学事故处理；涉嫌刑事犯罪的，移送司法机关：

（一）利用职权签订虚假合同损害学校利益的。

（二）私自指定或透露、泄露采购、招投标内容或信息的。

（三）未按照采购流程，以明显高于市场的价格采购物品或服务损害学校利益的。

（四）采购、招投标过程中组织、参与围标、串标、拆标的。

（五）其他在采购、招投标过程中弄虚作假、暗箱操作、舞弊等行为的。

第二十条 对在物资设备采购活动中工作程序违反国家法规及学校规章制度，对国家和学校利益造成损失的，学校将追究有关责任人的责任。对各种以权谋私，损害学校利益的，将视其情节，严肃处理。对构成犯罪的，提交司法机关查处。

第五章 附 则

第二十一条 本办法由资产经营处负责解释。

第二十二条 本办法自发布之日起施行。